文件追踪简介

在资产追踪的广义范畴下，文件追踪是一种利用RFID技术追踪文件和文件的应用。文件跟踪系统旨在减少员工在工作场所维护和管理数百甚至数千个文件的时间。许多企业目前使用基本方法管理文件，如字母归档、颜色编码归档或条形码。RFID文件追踪系统日益流行，因为它们不仅提升了员工的可见性，还节省了之前花在盘点库存或寻找丢失文件上的时间。

优点

并非所有企业仍然依赖传统的文书工作，但在医疗保健、法律、保险、政府等领域中，这种做法非常普遍。从统计学上看，员工每天花九分钟或更长时间寻找丢失的文件（相当于每年38小时）。每天九分钟看似不多，但当时间累积起来时，这对公司来说可能是一笔可观的收入。每名员工每年浪费38小时，可能让企业损失从最低工资员工的276美元到高层员工的数千美元不等。

除了经济效益，RFID文件追踪还有其他好处，比如提升工作场所的组织性。一个有序的空间不仅帮助员工，还能让企业在客户面前显得专业。丢失文件或文件可能会损害企业声誉，甚至导致客户流失。在线评价在当今时代可能成就或毁掉一个企业，这也凸显了给每位客户留下良好印象的重要性。

RFID标签

RFID标签和湿嵌是设计用于各种资产的小型薄RFID标签，包括纸质和文件夹。一些文件追踪应用使用HF（高频）标签，但这些标签的读取范围只有几英寸，因此在成千上万的文件中找到它们可能需要相当长时间。

超高频（UHF）标签将提供更大的读取范围——最大化找到标签的机会。此外，UHF标签的价格低于HF标签。推荐使用几种不同的UHF湿式嵌入式设备用于文件追踪应用。

测试不同标签是确保为特定系统和应用选出最佳标签的唯一方法。

编码

在开始寻找适合应用的标签的过程时，建议准备一组标签样本包，以便在预期环境中测试各种标签。

每个标签都不同，其中一个重要方面是标签上的预编码EPC编号。有些标签带有唯一的、不重复的EPC编号，而另一些则带有不唯一的编号。如果所选标签预先编码了非唯一编号，且未手动重新编码特定号码，RFID标签ID可能会重复出现。这在寻找特定文件时可能会成为问题，因为多个标签ID被编码为与所需文件关联的值相同。在将标签编码为特定识别号时，预编码的EPC编号不会成为因素。

如果每个标签除了EPC编号外还需要更多信息，用户内存组的位数将非常重要。例如，一家公司可能更喜欢简单且仅将文件名与EPC编号关联的软件。在这种情况下，公司还可以在用户记忆库中编码其他必要信息，如最后检查日期。

RFID天线与电缆

使用固定读卡系统时，应根据所选系统类型选择RFID天线和电缆。例如，RFID库存系统通常使用与大面积跟踪系统不同的天线和电缆。一般建议使用圆极化天线进行文件追踪，因为文件上的RFID标签会从不同角度被读取，尤其是在门户设置中。对于所有文件都标记在同一位置、相同角度的库存盘点，可以使用线极化天线。

每个系统的长度和隔热等级很大程度上取决于RFID系统的尺寸和距离。简而言之，尽可能使用较短的电缆，因为RFID电缆沿长度会损失射频能量。如果需要更长的电缆，使用绝缘等级更高的电缆有助于减少射频能量损失，并确保信号更强地反馈给读卡器。

RFID读卡器

并非所有手持式RFID读卡器都包含类似盖革计数器或金属探测器的程序，帮助查找特定的RFID标签。一些公司会依赖此功能来查找RFID标签，因此在浏览和购买RFID手持阅读器时，这是一项至关重要的必备条件。此类程序通常称为标签定位函数，通常集成在特定手持阅读器上用于测试。

这些标签定位演示程序仅用于测试，制造商假设读取器将与终端用户应用相关的专用软件使用。标签定位器功能是一个非常基础的程序，但软件开发者可以创建更易用的程序，并将其作为更大、更强大系统的一部分整合。

固定读卡器不具备任何标签定位器功能，但由于固定读卡器通常不用于隔离单个文件，缺少此功能不会阻碍进展。固定读卡器更常用于大规模库存盘点或通过传送门时读取标签。

文件追踪的类型

文件跟踪系统有多种分类方式，但最简单的方法之一是按基本功能对系统进行分组：

小区域跟踪

小区域追踪是指在有限的空间内定位文件，如小房间、柜子或书架。该系统成本低于其他系统，必要时可轻松迁移（如更换办公室或文件区），并可与简单的Excel文档结合，将RFID标签ID与文件编号关联为软件组件。

硬件配置：

开始使用小型区域追踪系统需要手持阅读器、RFID标签以及Excel文档或软件。每个RFID标签要么预先编码了唯一的EPC编号，要么最终用户需要用特定编号编码。EPC编号随后与文件名或编号关联，便于搜索。下面的示例Excel文档被设置为反映一份医生办公室的简单文档，将EPC编号与患者的档案号关联起来。使用此方法时，在文档中搜索关键词/编号会显示文件及对应的EPC编号。

当将EPC编号输入手持读取器的标签定位程序时，按住扳机键即可启动盖革计数器功能，越靠近特定RFID标签，哔哔声越快。

库存控制

对于那些需要花费数天或数周进行库存检查的企业来说，使用RFID文件跟踪系统进行库存管理可能是更具吸引力的解决方案。手工盘点不仅占用关键员工时间，还可能因人为错误而产生偏差。RFID技术可以将库存控制从每月或每年的流程转变为只需几分钟即可完成的日常例行公事，这也将提升工作场所的可见性。

硬件配置：

库存控制文件跟踪系统的成本可能比其他系统更高，因为在库存周期内需要读取大量文件。它们还需要更强大的软件，以便将库存盘点发送到数据库，识别缺失的文件。如果没有软件来管理流程，手持读卡器在盘点库存时读取的EPC编号不会被存储或转移处理。

库存管理的文件跟踪系统可以根据库存文件数量有多种不同方式设置。

硬件选项1：手持阅读器

UHF标签可以在文件追踪系统中的手持读取器中使用，因为这些标签至少有几英尺的读取范围。通过缓慢地将手持阅读器沿带标签的文件行移动，可以逐行采集库存。

硬件选项2：固定读卡器和架式天线

使用带有架子天线的固定读卡器可以节省大部分盘点库存的精力。通过将文件放置在架子天线上，固定读卡器可以定期清点标签。当文件夹被移除时，软件可以准确报告哪个文件夹被从哪个架子上移除。

硬件选项3：固定阅读车系统

类似于使用手持阅读器，设计移动固定阅读器系统是通过逐行移动来盘点的好方法。将两到四个圆极化天线固定在可调节杆上，用户可以缓慢地推动推车沿通道进行盘点。该方法需要大量测试，以确保天线的安装和位置正确，以读取标记文件。

大面积跟踪与定位

作为一个成本高且复杂的系统之一，大范围的跟踪和定位可以在房间、柜子或架子中找到文件;但它也具备为每个被标记文件创建和维护保管链的能力。前两种文件跟踪系统缺乏的一个关键方面是文件室或特定区域之外的可见性。由于该系统比大多数系统更复杂，根据客户的环境和/或硬件偏好，提供多种不同的设置选项。该系统还可以与其他三种类型的文件追踪系统结合使用，打造更强大的文件跟踪解决方案。

硬件配置：

为了建立监管链，软件必须能够识别每位员工，因此带有RFID标签的员工徽章对于该系统的成功至关重要。每位员工的徽章信息以及RFID标签的ID编号都会被关联到软件中，用文件记录员工的行踪。

档案室每个出入口都设有传送门系统：

为了捕捉标记文件的移动，文件室的每个进出口都需要安装RFID系统。使用固定RFID读卡器和2+天线的基础门户系统可用于捕获通过门户的标签。一个值得注意的问题是，门户系统本身无法准确报告取文件的人是否进出了文件室。为缓解此问题，结合GPIO设备（如光断传感器）有助于确定方向性（配合软件逻辑）。

没有其他硬件，系统只能知道是谁从文件室取走了文件。对于一些公司来说，这可能已经足够——而对另一些公司来说，文件离开房间后，保管链并不会停止，因此必须知道文件何时到达员工桌上以及在那里停留了多久。

每位员工的办公桌前都有台式阅读器：

通过在每位员工的办公桌上放置一个低价桌面RFID读卡器，软件可以记录标记文件已到达目的地。桌面阅读器还增加了文件在从一张桌子到另一张桌子时的可见性，而不是从一个桌子到另一个文件夹。

安全性

确定查看重要文件的权限等级是另一种文件RFID追踪系统。与大范围追踪和定位一样，RFID标签不仅必须出现在每个档案上，也必须贴在每个员工徽章上。这种系统需要复杂的软件，因为员工徽章和RFID 标签ID需要关联，同时还需关联员工当前的安全许可等级。设置好后，系统可以通过GPIO设备触发蜂鸣器或警报，当文件未获得适当许可时会响起。这种类型的系统设置会因你的软件而异。部分软件系统配备用户友好的触摸屏以便签收，而另一些则支持较简单的硬件配置。

硬件配置：

如前所述，硬件配置会因软件能力而有很大差异。通常，所有安全硬件设置都需要某种门户系统来追踪标签离开文件室，以及一个GPIO设备来触发警报（如有需要）。该门系统可以是预包装的门，也可以是安装在门框内的读卡器和天线。由于需要更多初期时间和硬件，可以通过使用RFID读卡器读取身份证，然后让用户借出所需文件来实现签到/结出系统。这种系统比依赖门户系统扫描身份证和档案的系统需要的自动化处理更少。当门户扫描两个RFID标签时，会将信息发送给软件，以便快速决定需要更复杂软件解决方案的权限等级。

RFID软件

目前市场上有几家RFID文件跟踪软件提供商，提供配套的软件解决方案。这些软件解决方案根据版本不同，具备多种功能，可以帮助您查找文件、搜索文件历史、盘点等。一些软件程序将标签的EPC编号与文件信息关联，用户可以通过关键词搜索以便使用。聘请软件工程师是一个很好的选择，可以确保系统满足某些预包装软件解决方案中可能没有的标准。软件开发人员能够编写与RFID读取器交互的应用程序，创建数据库和程序，帮助减少寻找丢失文件的时间和精力。